Normas de cortesía al escribir un correo electrónico

Tenga siempre presente que sus clientes, sus amigos y sus conocidos, esperan un trato amable y cortés. El correo electrónico no es más que un medio por el cual usted se expresa, y en él muestra quién es y cómo trata a los demás.

Hay unas normas mínimas de cortesía que usted no debe descuidar:

-Ponga siempre el "asunto" del correo para que su interlocutor sepa de qué se trata, pero sea breve.

-Nunca escriba un correo en mayúsculas. En Internet, eso equivale a gritarle a la persona que va a leer su mensaje.

-No es necesario que escriba "buenos días", o "buenas tardes". Recuerde que no está hablando por teléfono y que tampoco tiene en frente a la persona.

-Ponga siempre un encabezamiento amable: "Apreciado Pedro", "Apreciado doctor Pérez", "Querido Eduardo", según el grado de confianza que usted tenga con su interlocutor.

-Termine su mensaje con palabras amables, como: "cordialmente", "atentamente", "a la espera de sus noticias", "un cordial saludo" e inmediatamente ponga su nombre.

-No escriba correos electrónicos demasiado extensos. Si necesita enviar un "documento", envíelo como "archivo adjunto" para que su interlocutor lo lea cuando tenga tiempo.

-En sus relaciones de trabajo debe cuidar la imagen con sus clientes, sus jefes y sus compañeros. Por más confianza que tenga con ellos, siempre escriba bien sus correos. Es la imagen que usted proyecta.

Para pensar

Los ejecutivos europeos emplean al menos dos horas diarias en la comunicación por correo electrónico, lo cual equivale, de manera acumulada, a diez años de su vida, según un estudio independiente encargado por Plantronics sobre las comunicaciones en el lugar de trabajo.

Según la encuesta llevada a cabo por el Henley Management College, en la que participaron más de 180 altos cargos directivos, tres años y medio de los que se dedican al correo electrónico durante la vida laboral suponen una absoluta pérdida de tiempo, puesto que se considera que el 32% de los mensajes leídos y enviados carecen de relevancia.

El estudio también revela un espectacular aumento del tráfico de correo electrónico, hasta el punto que cada mensaje que se envía genera entre cuatro y seis más que acaban en la bandeja de entrada.

Los ejecutivos están cuestionando el uso generalizado del correo electrónico como sustituto de las conversaciones personales o telefónicas, especialmente para gestiones internas, ya que se considera que este medio de comunicación dilata la toma de decisiones.